Van behoefte naar concept

Veel bedrijven en organisaties zonder een specifieke communicatie afdeling hebben vaak moeite met het nauwkeurig vaststellen en goed omschrijven van concept of briefing voor een communicatie uiting. Soms lijkt er behoefte aan een eenvoudig papieren document, dan zou de inhoud toch misschien ook wel op de website of via Social Media gedeeld moeten worden.

En hoe kom je nu tot een korte en bondige formulering richting een, meestal extern, bureau, dat zoiets moet gaan maken? Met als gevolg dat er veel tijd en geld al van een budget afgaat aan die eerste informatie naar dat bureau.

In de loop van de jaren had ik voor mezelf een methode ontwikkeld om dit voortraject korter en efficiënter te maken, voor alle partijen. En enkele jaren geleden besloot ik dat toch eens in een format te gieten, een levend document. Door die structuur en vraagstelling te volgen ontstaat al werkend een uitstekende briefing en werkwijze. Voor iedereen die binnen de organisatie bij het project betrokken moet zijn, maar ook goed afgestemd op behoefte en doelgroep.

Matrix

Het document, wat is dat dan? In principe is het een uitgebreide questionnaire. Er is een eerste contactpersoon aangewezen. Daarmee werk ik het eerste deel van die questionnaire, ik heb hem Matrix genoemd, uit. Daar volgt dan automatisch een serie vragen en onderzoeken waarvoor die de betrokken persoon binnen de organisatie op zoek gaat naar de antwoorden. Soms is het nodig of praktisch dat ik meewerk, soms komt men zelf een heel eind. Met een aantal korte besprekingen, waarbij dan inga op specifieke onderdelen, ontstaat een eerste concept. En dat kan zo met de juiste personen binnen de organisatie kort en bondig doorgenomen worden. Ervaring leert dat er soms best ingrijpende wijzigingen en inzichten tot stand komen.

De uitkomst

Bij het afronden van de Matrix is er een duidelijk concept aan de communicatiebehoefte, op papier. Het bevat alles wat een reclamebureau of multimediabedrijf graag wil weten om een heldere een duidelijk offerte te maken. En binnen de organisatie weten alle betrokken partijen wat er gemaakt gaat worden.

Meer weten

Nieuwsgierig geworden? Ik kom graag bij u langs om de Matrix bij u uit te leggen.